Что такое Диадок? Диадок позволяет компаниям обмениваться между собой электронными документами (договоры, счета, накладные, счета-фактуры, платежные поручения и многое другое)вместо бумажных.  Юридическая сила таких электронных документов при этом сохраняется. Это означает, что: после отправки через Диадок документы не нужно распечатывать и «довысылать» на бумаге; электронные документы, использующиеся в Диадоке, можно представить по требованию налоговой инспекции или в суде.

Виды документов

Диадок дает клиентам возможность обмениваться любыми типами внешних и внутренних документов со своими клиентами, поставщиками, филиалами и т.д. 

• Первичные и учетные бухгалтерские документы (договоры, акты выполненных работ, платежные поручения, накладные, счета-фактуры).
• Организационно-распорядительные и оправдательные документы (доверенности, приходные ордера, приказы, распоряжения).
• Любые другие типы документов, сопровождающие деятельность компании (рекламные материалы, информационные письма, отчеты по тем или иным направлениям и т.д.).

Все документы подписываются электронной подписью.

Принцип работы системы

Диадок работает по принципу единого пространства доверия. Заключая договор с оператором электронного документооборота, компания присоединяется к этому единому пространству. То есть может обмениваться документами с любыми другими пользователями Диадока. При этом заключать между собой соглашение об обмене электронными документами компаниям не потребуется.  

Схема работы в Диадоке выглядит так: просто отправляете любой документ, подписанный электронной цифровой подписью, вашему клиенту или поставщику, и через 1 секунду он получает его. Контрагент в свою очередь подписывает документ своей электронной цифровой подписью и отправляет обратно. В результате в наличии появляется подписанный с двух сторон документ, обладающий юридической силой, который при необходимости можно предъявить в налоговой инспекции или другом государственном ведомстве.

Легальность применения электронных документов

На сегодняшний день возможность применения электронных документов регламентирована рядом законодательных актов:

• Гражданский и Налоговый кодексы РФ.
• Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» (от 10.01.2002 № 1-ФЗ) – с 1 июня 2012 года его полностью заменит усовершенствованный закон «Об электронной подписи» (от06.04.2011№ 63-ФЗ).
• Федеральный закон «О бухгалтерском учете»(от 21.11.1996 №129-ФЗ).
• Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (от 27.07.2006 № 149-ФЗ).

Договор, счет, акт выполненных работ, товарная накладная, товарно-транспортная накладная, а также подавляющее большинство других документов, используемых российскими компаниями в повседневной практике, могут быть не в бумажном, а в электронном виде.

Сейчас в Диадоке ежемесячно передается более 800 000 документов. 

До 2010 года единственным документом, для которого была предусмотрена строго «бумажная» форма, оставался счет-фактура. Однако закон от 27.07.2010 № 229-ФЗ внес существенные коррективы в Налоговый кодекс, узаконив электронный счет-фактуру наряду с бумажным. Возможность выставления счетов-фактур в электронном виде предоставляется при условии взаимного согласия сторон сделки и при наличии у сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки счетов-фактур.

• Процесс обмена электронными счетами-фактурами между организациями регламентируется Минфином (Приказ от 25.04.2011№50Н).
• Процесс представления компаниями электронных документов в налоговую описан в Порядке, разработанном Федеральной налоговой службой (Приказ от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@).

Безопасность передачи документов в Диадоке

Использование электронных документов с точки зрения информационной безопасности намного эффективнее, чем бумажные версии, переданные по почте или с курьером. 

• Вход в Диадок осуществляется по сертификату электронной  подписи (в некоторых случаях предусмотрен вход по логину и паролю), что гарантирует защиту от несанкционированного доступа.
• Передача данных идет по защищенным каналам связи, для чего используется HTTPS-протоколирование (данные «упаковываются» в особый криптографический протокол, что гарантирует их защиту).
• Защита от потери или повреждения обеспечивается трехкратным резервным копированием документов и хранением копий на разных серверах.

При этом бумажные документы не имеют подобной защиты – конверт с документами легко может быть вскрыт или утерян. Технология электронной подписи полностью исключает подделку подписи, поскольку невозможно создать вторую такую же подпись, тогда как собственноручную подпись и синюю печать организации подделать можно.

Компании, использующие Диадок

На сегодняшний день к Диадоку подключены более 20 000 организаций – представителей коммерческой и бюджетной сферы. 

Некоторые из наших клиентов: 

• Министерство образования Свердловской области,
• Городское здравоохранение г. Екатеринбурга,
• MetroCash&Carry,
• KraftFoods,
• Nestle,
• Русал,
• Мегафон,
• торговые сети «Звездный», «Монетка» и др.

Поскольку система Диадок является универсальной платформой, то использовать ее для обмена электронными документами могут как крупнейшие отраслеобразующие компании с разветвленной филиальной структурой, так и совсем небольшие компании. 

Для крупных компаний возможна индивидуальная доработка системы Диадок: 

• Бесшовная интеграция с любым программным обеспечением, используемым в организации (1С, SAP, Oracle и т.д.). 
• Доработка необходимых модулей системы под специализированные потребности заказчика.

Мы уже смогли внедрить наши инновационные подходы к документообороту в крупнейших телекоммуникационных, энергетических, сырьевых компаниях, которые планируют экономить ежегодно миллионы рублей и тысячи рабочих часов своих сотрудников. Вы можете быть следующими.

Для небольших компаний переход на безбумажный документооборот осуществляется мгновенно и просто. Компании, которым не требуется объемная интеграция с учетными системами и доработка под индивидуальные потребности, могут начать работать в Диадоке уже на следующий день после подключения. Для этого не нужно привлекать дополнительных штатных или внешних IT-специалистов, долго обучать сотрудников или перестраивать существующие процессы документооборота в компании.

Что дальше?

Используя Диадок уже сегодня, можно осуществлять юридически значимый документооборот с любыми контрагентами в электронном виде.

Все, что нужно для начала работы:

• сертификат ЭЦП,
• лицензия на право использования «КриптоПро»,
• доступ в Интернет,
• заявление о присоединении к регламенту.

Подробнее узнать о работе в системе Диадок, можно по тел. (347) 292-77-96 или пишите на kontur@respectrb.ru или на сайте www.diadoc.ru