Как оформить исполнение обязанностей руководителя организации на время его ежегодного отпуска

Специальный порядок законом не определен. Обычно всегда оформляют приказ о возложении обязанностей руководителя организации на время его ежегодного отпуска (хотя по закону он необязателен). В частности, работник может исполнять обязанности руководителя как дополнительную работу в течение рабочего дня вместе с работой по трудовому договору с выплатой ему доплаты или только их при временном переводе на место директора. В этих случаях оформляют допсоглашение к трудовому договору. Может понадобиться оформить и другие документы, в частности доверенность.

Если у вас во внутренних документах прописан порядок временного замещения руководителя, учтите его.

1. Кому и каким способом поручить исполнение обязанностей руководителя (директора) организации на время ежегодного отпуска

Можете поручить исполнение обязанностей руководителя (директора) организации на время его ежегодного отпуска таким же способом, как при поручении исполнения обязанностей рядового работника на время его ежегодного отпуска. Законом ограничений не предусмотрено.

В частности, можете поручить работнику с его письменного согласия выполнение дополнительной работы в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, за доплату. Или, например, принять по срочному трудовому договору в том числе учредителя общества (физическое лицо), наделив его соответствующими полномочиями. Это следует из ч. 1 ст. 60.2, абз. 2 ч. 1, абз. 8 ч. 2 ст. 59, ч. 1 ст. 275 ТК РФ.

Или замещать руководителя организации может его штатный заместитель (если есть). Тогда в его трудовом договоре должно быть предусмотрено в том числе исполнение обязанностей по должности руководителя организации во время его отсутствия. Дело в том, что запрещено требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключения случаев, предусмотренных федеральным законом. Это следует из абз. 2 ч. 2 ст. 21, абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 60 ТК РФ.

Возможны и специальные способы замещения. Так, полномочия руководителя ООО или АО можно передать управляющему или управляющей организации. Это следует из пп. 2 п. 2.1 ст. 32, п. 1 ст. 42 Закона об ООО, абз. 3 п. 1 ст. 69 Закона об АО.

Сверьтесь также, в частности, с вашим учредительным документом. В нем может быть определено, кому и каким способом поручить обязанности руководителя организации на время его отпуска. Это следует, в частности, из п. п. 1, 4 ст. 52, п. 1 ст. 53 ГК РФ. Тогда руководствуйтесь им.

Обязательно проверьте, нет ли ограничений для исполнения обязанностей другим лицом.

1.1. Обязательно ли руководителю организации назначать исполняющего обязанности на время своего отпуска

Нет, не обязательно, поскольку в законе такого требования нет.

Внимание! Есть мнение, что на время отпуска руководитель организации обязан назначить исполняющего обязанности, если иной порядок не предусмотрен в уставе или должностных обязанностях других работников. Но, как мы уже указали, законом это не предусмотрено. Полномочия руководителя организации действуют с момента его назначения на должность и до даты их прекращения независимо от его фактического нахождения на рабочем месте, то есть в том числе даже во время его отпуска. Значит он может, находясь в отпуске, например, подписывать необходимые документы (Письмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 20.08.2020 N 77/7-30028-20-ОБ/10-33260-ОБ/18-1193). Соответственно, если организация во время ежегодного отпуска ее руководителя может нормально продолжать вести деятельность, замещающий его работник не нужен.

2. Какие есть ограничения для исполнения обязанностей руководителя (директора) организации на время ежегодного отпуска

Это, в частности, такие же ограничения, как для исполнения обязанностей рядового работника на время его ежегодного отпуска. Например, если руководитель (директор) организации сам ведет бухгалтерский учет, то его обязанности по ведению бухучета нельзя возложить на временно пребывающего в РФ иностранца. Это следует из п. 3 ст. 14 Закона об иностранцах. Но есть и особые ограничения, в частности:

• обязанности руководителя организации нельзя возложить на кандидата, который является дисквалифицированным лицом. Поэтому проверьте кандидата на отсутствие у него дисквалификации. Это следует из ч. 1 ст. 3.11, абз. 2 ч. 2 ст. 32.11 КоАП РФ;

• на время отсутствия руководителя организации передаче подлежат только те его полномочия, которыми можно наделить исполняющего его обязанности. В частности, те, которыми на основании учредительного документа обладает сам руководитель. То есть, например, если в ООО право руководителя общества на совершение определенных сделок было ограничено уставом общества, то эти ограничения распространяются и на исполняющего обязанности. Это следует из п. 3.1 ст. 40 Закона об ООО.

3. Какие документы оформить для исполнения обязанностей руководителя (директора) организации на время ежегодного отпуска

Оформляйте в целом такие же документы, как обычно для исполнения обязанностей рядового работника во время его ежегодного отпуска. Их перечень зависит, в частности, от способа, которым вы поручили исполнять обязанности руководителя (директора) организации на время его отпуска. Например, при поручении дополнительной работы по должности директора организации или временном переводе на эту должность с работником заключают дополнительное соглашение к трудовому договору. Это следует, в частности, из ч. 1, 2 ст. 60.2, ч. 1 ст. 72.1, ч. 1 ст. 72.2 ТК РФ, Письма Минтруда России от 16.11.2020 N 14-2/ООГ-16940.

На практике еще обычно оформляют приказ о возложении обязанностей руководителя организации на время его отпуска.

Кроме того, может понадобиться оформить дополнительные документы. Например, оформить замещающему работнику доверенность с учетом п. 1 ст. 185, п. п. 1, 4 ст. 185.1 ГК РФ. Или, например, решение уполномоченного органа о назначении исполняющего обязанности руководителя организации. Так, в ООО решение об исполняющем обязанности руководителя общества может содержаться в протоколе общего собрания участников общества, если это входит в его компетенцию. Это следует из п. 1 ст. 53 ГК РФ, пп. 4 п. 2 ст. 33, абз. 1 п. 6 ст. 37, абз. 1 п. 1 ст. 40 Закона об ООО.

Может еще понадобиться, например, переоформить банковские карточки с образцами подписей и оттиском печати (если она есть), если необходимо, чтобы замещающий работник имел право подписи банковских документов (п. п. 7.5, 7.11 Инструкции Банка России от 30.05.2014 N 153-И).

4. Риски при оформлении исполнения обязанностей руководителя (директора) организации на время его ежегодного отпуска

В этом случае у вас возможны, в частности, следующие риски:

• административная ответственность по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ - например, если вы поручите работнику дополнительную работу для исполнения обязанностей руководителя (директора) организации на время его ежегодного отпуска без согласия замещающего работника;

• административная ответственность по ч. 2 ст. 14.23 КоАП РФ - если, зная о дисквалификации лица, вы в нарушение закона возложили на него обязанности руководителя (директора) организации на время его отпуска.