6-НДФЛ за 2023 год: важные моменты для бухгалтера

Кто и куда сдает 6-НДФЛ

Годовой отчет должны подать все налоговые агенты.

Если с января по декабрь начислений и выплат, с которых нужно платить налог, не было, вы не налоговый агент. Значит, и сдавать нулевой 6-НДФЛ за год не надо. Однако лучше уведомить инспекцию о том, что вы не будете направлять расчет, и указать причину. Иначе могут оштрафовать и заблокировать счета.

Отчет обычно направляют в свою налоговую по ТКС.

Если у организации несколько обособленных подразделений, при отправке 6-НДФЛ можно выбрать, куда его подавать.

Подробности:

• Кто сдает расчет 6-НДФЛ [1]
• Каким способом сдать расчет 6-НДФЛ [2]
• Нужно ли сдавать нулевую форму 6-НДФЛ [3]
• Как уплатить НДФЛ и сдать отчетность по обособленному подразделению [4]

Форма 6-НДФЛ

Для заполнения отчета за 2023 год используйте прежний бланк [5].

Учтите: отчет за I квартал 2024 года нужно сдавать уже по другой форме. Так, из-за новых сроков перечисления НДФЛ налоговая служба скорректировала новую форму 6-НДФЛ. Приказ с изменениями вступает в силу 9 апреля 2024 года. Мы уже писали [6] об этом подробно. До корректировки расчета ФНС направляла рекомендованную [7] форму. Об этом мы также рассказывали [8].

Срок сдачи 6-НДФЛ за 2023 год

Направьте расчет не позднее 26 февраля 2024 года, с учетом выходного дня. За нарушение срока грозит штраф. Также могут заблокировать счета.

Подробности:

• Каковы сроки представления 6-НДФЛ [9]
• Какие есть штрафы за нарушения при сдаче 6-НДФЛ [10]

Общие правила заполнения 6-НДФЛ

В отчете за 2023 год заполните:

• титульный лист [5];
• раздел 1 [11];
• раздел 2 [12];
• справку [13] о доходах. Ее заполняют только при составлении расчета за год отдельно по каждому физлицу, которое получило от вас доходы.

В поле код отчетного периода [14] в 6-НДФЛ укажите 34 [15].

По каждому ОКТМО [16] нужно заполнить отдельный расчет 6-НДФЛ. Если у компании, к примеру, есть обособленное подразделение в другом городе, она должна отдельно заполнить расчет по головной организации и по подразделению.

По каждому КБК заполняют отдельно раздел 1, а раздел 2 — по каждым КБК и ставке налога.

Подробности:

• Общий порядок заполнения формы 6-НДФЛ [17]
• Какие доходы нужно отражать в форме 6-НДФЛ [18]

Как заполнить раздел 1 формы 6-НДФЛ за 2023 год

В разделе 1 расчета включите НДФЛ, который вы должны перечислить за период с 23 сентября по 31 декабря, а также возвращенный в IV квартале налог.

В данном разделе отразите:

• в поле 020 [19] — общий НДФЛ по всем физлицам, который нужно перечислить с октября по декабрь;
• в полях 021 [20]–024 [21] — налог с разбивкой по первому [22], второму [23], третьему [24] и четвертому [25] срокам уплаты за IV квартал. Напомним, с 1 января 2024 года [26] действуют новые сроки [27] уплаты налога. При заполнении расчета за 2023 год руководствуйтесь прежними правилами [28].

В поле 021, к примеру, нужно указать данные за промежуток с 23 сентября по 22 октября 2023 года со сроком уплаты 30 октября (с учетом выходных);

• в поле 030 [29] — НДФЛ, который вы вернули физлицам с октября по декабрь. Разбейте его по датам, в поле 031 [30] укажите дату возврата, а в поле 032 [30] — возвращенную сумму.

Показатели полей 021–024 должны соответствовать данным поля 020, а значения всех полей 032 — данным поля 030.

Учтите: если вы удержали налог, а срок его перечисления пришелся на другой отчетный период, то в раздел 1 расчета за год его включать не нужно. К примеру, вы выплатили 22 сентября аванс по зарплате, срок уплаты НДФЛ — 28 сентября 2023 года. Значит, налог нужно было отразить в отчетности за 9 месяцев, в разделе 1 расчета за год его показывать не надо.

Подробности:

• Как заполнить раздел 1 формы 6-НДФЛ [31]

Как заполнить раздел 2 формы 6-НДФЛ за 2023 год

В раздел 2 расчета включите доходы, вычеты, а также исчисленный и удержанный налог с 1 января по 31 декабря 2023 года нарастающим итогом. Приведем порядок заполнения некоторых строк расчета:

• в поле 100 [32] укажите ставку, по которой исчислили налог. К примеру, 13 или 15;
• в поле 110 [33] — доходы по всем физлицам, которые вы выплатили в 2023 году. Сюда входят зарплата, отпускные, больничные, матпомощь, выплаты физлицам по ГПД и др. Уменьшать их на налог и вычеты не нужно;
• в поле 112 [34] — все доходы по трудовым договорам, в т.ч. зарплату, больничные, премии, компенсации за неиспользованные отпуска;
• в поле 130 [35] — вычеты по НДФЛ с начала года, в т.ч. стандартные, имущественные и социальные. Если вычет больше зарплаты, в расчете его нужно указать в размере не больше дохода;
• в поле 140 [36] — исчисленный НДФЛ по ставке из поля 100 за 2023 год. Срок уплаты налога значения не имеет;
• в поле 160 [37] — НДФЛ, который удержали с начала года. Данный показатель может не совпадать с данными в поле 140, например, если были доходы в натуральной форме;
• в поле 170 [38] — налог, который нельзя было удержать до конца 2023 года (к примеру, если был доход в натуральной форме и нет денежных выплат);
• в поле 180 [39] — излишне удержанный НДФЛ, который не вернули до конца года;
• в поле 190 [40] — налог, который вы вернули физлицам с начала года.

Доходы, которые полностью не облагаются НДФЛ, в расчет включать не надо.

При отражении в расчете различных выплат часто возникают вопросы. Так, бывает неясно, как отразить зарплату, выплаченную с задержкой. Данную выплату отражают в общем порядке независимо от того, за какой период ее начислили. К примеру, если зарплату за 2022 год перечислили в декабре 2023 году, то ее нужно относить уже к доходам 2023 года и показывать в разделах 1 и 2 расчета за год, а также в справке о доходах за 2023 год.

Подробности:

• Как отразить задержку зарплаты и компенсацию за такую задержку в расчете 6-НДФЛ за отчетные (налоговый) периоды 2023 года [41]
• Как отразить отпускные в расчете 6-НДФЛ за отчетные (налоговый) периоды 2023 года [42]
• Как отразить оплату больничного в расчете 6-НДФЛ за отчетные (налоговый) периоды 2023 года [43]
• Как налоговому агенту отразить материальную помощь в отчетности [44]
• Как отразить в расчете 6-НДФЛ выплаты по гражданско-правовым договорам [45]

Как заполнить справку о доходах в 6-НДФЛ

Справку о доходах заполните на каждое физлицо, которое получило от вас доходы за 2023 год.

В ней заполните: общую часть [13], разделы 1 [46]–4 [47] и приложение [48] к справке.

В разделе 1 справки отразите сведения о физлице — получателе дохода.

В разделе 2 нужно привести данные на основе сведений из раздела 3 и приложения к справке. Его заполняют отдельно по разным ставкам НДФЛ и КБК. Поле "Сумма налога перечисленная [49]" раздела 2 ФНС разрешила не заполнять. Это связано с изменениями [50] в п. 2 ст. 230 [51] НК РФ. Подробнее мы уже писали [52] об этом.

В разделе 3 укажите стандартные, социальные, имущественные вычеты, а также данные по уведомлениям из инспекций.

Раздел 4 заполните по доходу, с которого не удержали налог. Отметим, за 2023 год сведения о неудержанном налоге нужно подать [53] не позднее 26 февраля так же, как и расчет.

В приложении к справке отдельно по месяцам укажите начисленные и фактически полученные физлицом доходы в денежной, натуральной формах, в виде материальной выгоды, а также вычеты (к примеру, 501 — вычет из цены подарка). Его также заполняют отдельно по разным ставкам НДФЛ и КБК.

Учтите: вычеты из раздела 3 указывать в приложении к справке не нужно.

Подробности:

• Как заполнить справку о доходах и суммах НДФЛ за налоговый период [54]
• Кому и как отправить сообщение о невозможности удержания НДФЛ [55]

Как отразить зарплату за декабрь в 6-НДФЛ за 2023 год

Если заработную плату за декабрь 2023 года вы полностью выплатили заранее (в декабре), включите ее в расчет за год. Выплату отразите в разделах 1 и 2, а также в справке о доходах за 2023 год.

В разделе 1 включите налог, который удержали с зарплаты, в показатели поля 020.

В зависимости от даты выплаты зарплаты налог отражают в поле 021, 022, 023 либо 024. В них нужно указать налог с разбивкой по срокам уплаты налога в IV квартале. Например, если вы перечислили декабрьскую зарплату 27 декабря, то налог включите в поле 024. Здесь указывают данные за промежуток с 23 по 31 декабря со сроком уплаты 29 декабря.

В разделе 2 зарплату за декабрь и налог с нее включите в данные полей 110, 112, 115, 140, 142 и 160.

Если декабрьскую зарплату перечислили в январе 2024 года, ее нужно отразить уже в 6-НДФЛ за I квартал 2024 года.

Напомним, если зарплату за вторую половину декабря 2022 года вы перечислили в январе 2023 года, то она также должна войти в раздел 2 расчета 6-НДФЛ за 2023 год и в справку о доходах.

Подробности:

• Как отразить зарплату (аванс) в расчете 6-НДФЛ за отчетные (налоговый) периоды 2023 года [56]
• Как отразить в 6-НДФЛ зарплату за декабрь 2022 года, выплаченную в январе 2023 года [57]

Как проверить 6-НДФЛ и скорректировать ошибки

Расчет за 2023 год рекомендуем проверить по контрольным соотношениям (КС). К примеру, можно сверить данные внутри 6-НДФЛ, а также проверить уплату налога. При проверке годового расчета используйте также КС 1.26 [58].

Если уже после сдачи расчета вы обнаружили ошибки или забыли указать данные, подайте уточненный 6-НДФЛ. Его нужно направить по той же форме, что и первоначальный.

Если в справках о доходах ошибок нет, то уточненный расчет за год сдайте без справок [59]. Сделать это лучше как можно раньше, пока ошибку не выявила инспекция. Так можно избежать штрафа.

При корректировке ошибок в КПП или ОКТМО есть ряд особенностей. Так, нужно подать два расчета, с верными и ошибочными данными, и проставить в зависимости от этого номера корректировки.

Подробности:

• Как при помощи контрольных соотношений проверить форму 6-НДФЛ [60]
• Как корректировать ошибки в расчете 6-НДФЛ [61]
• Штрафы за ошибки и недостоверные сведения в форме 6-НДФЛ [62]

Как бюджетная организация заполняет и сдает форму 6-НДФЛ

Бюджетные организации заполняют и подают 6-НДФЛ за 2023 год почти в том же порядке, что и коммерческие компании. Есть ряд особенностей.

Бюджетные организации, к примеру, не платят дивиденды, поэтому в полях 141 [63] и 155 [64], где отражают данные о них, нужно указать "0 [65]".

Подробности:

• Как заполнить форму 6-НДФЛ [66]

Образцы заполнения 6-НДФЛ

• Образец заполнения коммерческой организацией расчета 6-НДФЛ за 2023 год [67]
• Образец заполнения Приложения N 1 к форме 6-НДФЛ за 2023 год (справка о доходах) [68]
• Образец заполнения учреждением расчета 6-НДФЛ за 2023 год [69]
• Образец заполнения учреждением Приложения N 1 к форме 6-НДФЛ за 2023 год [70]