Составляем положение о договорной работе

Положение о договорной работе — документ, которым устанавливается порядок заключения, внесения изменений и расторжения соглашений, правила их учета, хранения и контроля за исполнением.

Зачем нужен регламент взаимодействия при работе с соглашениями

Утверждение положения о ведении договорной работы позволит четко зафиксировать круг участников, их права и обязанности в вопросах заключения и расторжения соглашений, внесения в них изменений, учета и хранения, контроля за их исполнением. Обычно согласование сделок — комплексная работа многих специалистов. Установление общих правил взаимодействия и сроков для каждого этапа минимизирует риски потери документов, долгого рассмотрения в одном из подразделений и способствует согласованности действий между работниками и эффективному решению вопросов.

Кто составляет положение

Как правило, за составление положения о договорной работе в бюджетном учреждении, как и в любой другой организации, ответственным назначается юридическое управление. Причинами служат:

знание гражданского и трудового законодательства;

понимание особенностей работы с различными сделками;

знание электронных ресурсов, с использованием которых проверяют надежность контрагента, например на сайте ФНС, в банке данных исполнительских производств.

Но разработчиком вправе выступить и иное структурное подразделение, например кадровая служба или отдел продаж.

Что следует включить в положение о договорной работе

Установленной формы положения нет. В общем виде документ состоит из нескольких разделов, каждый из которых посвящен конкретному вопросу:

общие положения, требуется указать конкретно, в соответствии с какими документами РФ разработано данное положение о договорной работе, на решение каких вопросов оно направлено, кто является участниками;

порядок заключения договора по инициативе организации;

порядок заключения сделки по предложению контрагента с перечнем документов, которые предоставляет заинтересованный потенциальный деловой партнер;

порядок изменения и расторжения соглашений;

контроль за их исполнением;

правила учета и хранения бумаг.

Отдельно следует выделить еще ряд требований:

положения о договорной ответственности должны быть определенными, важно четко зафиксировать, кто и за что отвечает, как устанавливаются сроки для выполнения работы и как определяется результат, например, через лист согласования или визирование титульного листа проектного документа;

регламент обязан соответствовать трудовым договорам работников. По общему правилу, запрещается требовать выполнение работы, которая не обусловлена трудовым договором (ст. 60 ТК РФ).

Если в организации часто встречаются однотипные договоры, то в положении допускается утвердить их типовые формы для сокращения времени на согласование.

Как утвердить и ознакомить сотрудников с положением

Чтобы регламент взаимодействия по вопросам сделок начал действовать, требуется его утвердить. Сделать это допускается через издание приказа руководителя организации или путем проставления его подписи и надписи «Утверждаю» на титульном листе документа с указанием Ф.И.О., должности и даты утверждения.

Обязательно ознакомьте под подпись с регламентом всех сотрудников, которые участвуют в процедурах (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

Источник: ppt.ru [1]